1. 電子簽核「草稿夾」內會呈現經由”電子公文自動匯入工具”所匯入的公文。


2. 點選草稿夾的簽呈主旨，進入分文步驟，步驟1檢視主旨，系統會自動將外來文速別、並依照速別帶入簽核期限(普通件6天、速件3天、最速件1天)，也可再自行調整；外來文的機密等級系統也會自動帶入；檢視完畢點選「下一步」。


3. 步驟2，系統會自動將外來文的收文日期、來文單位、來文字號、主旨、正本受文者、附件等資訊帶入，此時若檢視無誤可點選「下一步」。


4. 步驟3，將外來文送給承辦人員辦理，此時可依照機關單位之簽核流程規定，將相關長官排入簽核，選擇完畢點完成即可將外來文派出。