1. 新增
　a. 進入發文通訊錄內，點選「新增」。


　b. 新增中的資料性質分為：人員、機關單位、群組。
　c. 人員新增：待填入名稱、所屬機關單位、所屬機關單位代碼、郵遞區號、地址、email等。

　d. 機關單位新增：待填入名稱、機關單位代碼、郵遞區號、地址、email等。

　e. 群組新增：填入名稱並選擇所需成員，點選「存入通訊錄」即完成。

2. 修改
　a. 於發文通訊錄設定內，點選需要修改的名稱，即出現【新增修改發文通訊錄】。
　b. 可依需要做修改，完畢後請點選「存入通訊錄」，即完成修改。


3. 刪除
　於發文通訊錄設定內，來源若為系統則無法刪除，來源為自建則可刪除。

4. 通訊機關搜尋
　a. 於發文通訊錄設定內，於【搜尋名稱】內鍵入欲搜尋之名稱文字。
　b. 也可以「進階」方式做搜尋，點選搜尋種類：人員、機關單位、群組及搜尋來源：包括電子交換系統匯入資料，資料隨即顯示於頁面。
　c. 發文通訊錄中支援組合式關鍵字搜尋 ex.新北市  國小


5. 公文搜尋
　a. 點選「搜尋」，可輸入關鍵字尋找公文。
　b. 點選「進階搜尋」，可針對簽呈編號、簽呈主旨、字號、收發文日期區間、來文單位等多項內容交叉尋找。


6.資料夾管理
　可自行新增資料夾，資料夾會出現於左側樹狀結案公文下方，並可將已結案公文歸檔於其中。