1. 當有外來文時，請將電子交換來文儲存成DI格式以及PDF格式，若有附件也請一併下載；
　若是實體來文，請掃描成圖檔。
2. 於電子簽核點選「新增簽呈」，挑選外來文簽辦單。

3. 接著點選「瀏覽」選擇剛剛存下的DI，放進【外來文DI檔】欄位中，下一步。
4. 系統會自動將外來文簽辦單中的來文單位、來文字號、主旨等資料帶出，並點選附加檔案
　將PDF等附件加入。

5. 選擇承辦人員或者其他流程。
 

6. 送出後就會將外來文送到承辦人員手中，承辦人員即可簽核，簽核後自動結案。