1. 設定代字、採用流水號組別、隸屬組織/單位(最長5個中文字)。
2. 若同一組織單位設定多組代字，發文時會出現隸屬該組織單位的代字表供選取，選取後由系統依發文字號格式及所選取代字的流水號，自動帶出發文字號。