1. 公文核准後，由系統自動拋轉至公文系統/待發公文內，待發文人員處理發文事宜("簽"直接拋轉至公文系統/結案公文內歸檔)。

2. 待發公文依函、簽稿並陳、開會通知單、公告歸類，統計數字為尚未結案件數，包括已發文(有發文字號)、未發文公文(沒有發文字號)。
 

3. 撤銷：
還沒押字號前才可撤銷，表示該公文雖已簽核完畢，但可能因某些原因不需將公文發出，此時可以點選按鈕來撤銷，一經撤銷後會自動歸入結案公文！但同樣需要填寫原因，此原因將會標註於公文下方！同時並寄出通知信給承辦人！公文一經撤銷後，會自動歸入結案公文！填寫理由將會標註於公文下方！同時並寄出 通知信給承辦人！

4. 退稿：
就是將未壓文號的公文退給承辦人員，可進行修正、抽單或其他簽核處理。於公文系統準備發文時，發現有錯字可利用「退稿」將公文退給承辦人修正，修正後承辦人員可視情況決定後面的流程，是否加簽？或者修正後就送到公文系統中進行發文準備。如此可免除前面簽過的流程要重跑一遍的麻煩。退稿時需填寫原因。
※公文退回後，原承辦人可於電子簽核收件夾內看到此公文，並可繼續修改內容、加設簽核流程，或逕行抽單！此處所填寫理由也會寄出通知信給相關簽核人員！

5. 儲存：產生發文字號
　a. 點開公文輸入發文日期、發文代字後點「儲存」，出現視窗告知【儲存後依發文年度及代字自動產生發文字號，不可再更改…】，請確定所輸入發文日期及代字正確無誤後再儲存。
　b. 僅第一次儲存有效，再次儲存，已產生發文字號不變。

　c. 已設定公文字號者,點選「電子交換檔」可產生DI檔，可匯入所有遵循研考會公文”文書及檔案管理電腦化作業規範”的系統。
 

6. 列印公文：
　a. 發文字號已儲存後，即可列印發送，選取公文封型式，章戳是否列印及章戳空間是否保留。
　b. 紙本列印時，受文者處直接呈現”如正副本行文單位”字樣。
 

7. 以電子郵件方式發送公文--正、副、抄本人員email address填寫完成後，點入「 」 ，選擇是否寄送副本給承辦人，若有附加檔案，請再次確認一併寄出的檔案。