100%滿足需求,Cyberhood讓夢想成真了

印像科技總經理-Tracy Chen
Cherrie
EGGroup EIP專案負責人

Cyberhood 100%滿足了公司需求,一掃過去在專案及人員管理的困擾,讓夢想成真了。

建築設計是個群策群力且需要大量資料庫的產業,一個建案的溝通及修改過程,往往產生相當龐大的圖檔資料,過去5年來EGGroup的檔案和工作進度控管相當"人性化",員工採用自由歸檔方式管理進行中的檔案,並透過mail回報工作進度,一旦人員離職就可能產生資料不正確和搜尋上的困擾,Cyberhood徹底改變了EGGroup的管理規則,轉而以系統化模式管理專案和工作進度,輕鬆整合EGGroup 5年來的知識資產和人力資源。
 

案例資訊

案例影音

成功採用方案 Cyberhood EIP
企業需求 跨地區多點企業資源互動、全網路化工作環境
企業組織 總公司設在台北,中南部設有辦事處
系統架構 基本型分散式架構
先前替代方案  
向上輕鬆管理 員工也跟著進化 左方影片-切身體驗Cyberhood的便利性。
Cyberhood支援, 遠距協助依然放心 左方影片-切身體驗Cyberhood的便利性。
5年來的資料終於能有系統歸檔, 解除最大管理問題 左方影片-切身體驗Cyberhood的便利性。
晴天工運用Cyberhood管理的過程 左方影片-切身體驗Cyberhood的便利性。
Cyberhood成為首選, 因為好用易上手 左方影片-切身體驗Cyberhood的便利性。
工作管理檢視資源配置, 成為會議最佳工具 左方影片-切身體驗Cyberhood的便利性。
工作管理搭配行事曆, 臨時動議輕鬆談 左方影片-切身體驗Cyberhood的便利性。
每天Cyberhood, 不想再回從前 左方影片-切身體驗Cyberhood的便利性。

Cyberhood創造向下及向上雙向管理成效

EGGroup是個典型台灣中小企業發展的類型,決策權由公司負責人主導,資訊管理通常採用最精簡的軟體作彈性運用,企業E化程度完全取決於負責人的決心,「一直以來,EGGroup都在找尋能整合資料和流程控管的解決方案,最後在老闆的支持下,選擇了學習曲線最短,能快速上手且後續支援看得見的Cyberhood」,任職GGroup公關部及EIP專案負責人Cherrie回想導入階段時描述。

EGGroup的案件量大,幾乎每個人需同時處理5-6個專案,透過Cyberhood工作管理,清楚呈現員工工作量,將資源作最佳分配,輔以行事曆掌握公司管理者的時間,達到向下及向上管理的功效,「現在每週的公司會議時間,不僅效率提升了,員工能表現的地方也變得更多,直接利用工作管理和行事曆在會議上規劃資源及行程,達成分派協作和進度檢視,即使人員異動離職,專案進度不再受到影響」。

百分百滿足需求,經濟有效的管理工具

資深設計師許智強,身經無數大小案件經歷,曾為公司架設資料管理的簡易系統,從一個執行者角色在第一線的思考,「當公司員工和事務愈來愈龐雜時,許多專案進度必須更有系統地掌控」,當一個新的建築設計案成立時,專案執行的流程大致如下: 

印像科技以Cyberhood ECP及ERP串接請、採購流程圖

「當有不同專案同時啟動時,需要更有效掌控每個專案進度…,而且建築設計圖檔通常很大,不容易透過eMail傳送出去,過去曾透過FTP下載和燒光碟方式傳輸,都很耗費時間,設計師每天溝通的都是這些隨時在修改的大圖檔,當業務面臨兩岸溝通時,回應效率的問題立即呈現出來…」   

現在許智強透過Cyberhood的專案管理、工作管理、網路硬碟和電子郵件管理多個專案,他肯定地表示,「所有文件往來、會議記錄和專案時程都能完全透明化,即使人員異動也能追蹤到檔案,並清楚看到進度達成百分比,遇到資源協調時也能一目了然人力現況,尤其以連結方式取代附件來傳輸圖檔,確實提升了專案成效。」

管理層看Cyberhood,大大超出預期的滿意

以管理階層來看,EGGroup總經理相當讚許有個如此得力的平台,「它讓我清楚知道成員的工作效能,更提供一個清楚的路徑,輕易地搜尋到資料,更重要的是single sign on的整合功能,而data的建立和累積,只要循著規則,就能輕鬆作好知識管理,帶來超出預期的效益。」

EGGroup負責人表示,一般產業結構如同樹枝狀,所以平台使用強調在橫向溝通上,而設計產業比較像同心圓的結構,因此重視縱向管理,「Cyberhood解決EGGroup大型設計資料量且頻繁更新的管理需求,讓過去的經驗可以不斷累積,使得創意不只更多,還可以更大。」未來,EGGroup還有畫廊和網站的規劃,他期望Cyberhood能在不同計劃中發揮運用的創意。

有了Cyberhood,不想再回到從前

導入不到半年時間,Cyberhood已成為Cherrie工作中最重要的部分,她說明Cyberhood為她的工作加分許多,「我現在已經無法回到以前只用outlook收發信件,存檔和郵件分開管理的生活了」。
EGGroup負責人的管理風格接近行動派,機動性強,重視管理資源並追求創造最大效益,他對於Cyberhood運用在設計產業的管理上,期待未來能有更多創意的運用。
企業檔案:
EGGroup,結合當代建築名師、工業設計師及藝術工作者專業人才,提供客戶全面性的整合規劃與建議,從建築硬體到軟體經營,CI識別系統到企業形象,空間設計到家具設計,產品設計到展場陳列,平面設計乃至於藝術經紀,提供全面性的視野與最專業的服務。客戶遍及全台及中國大陸。
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